Hoe koppel je je website aan je boekhoudpakket?
Meestal met een bestaande koppeling. De grote Nederlandse boekhoudpakketten hebben er een voor de gangbare webshopsystemen, en dan is het een kwestie van instellen.
Lukt dat niet, dan is een koppelplatform de volgende stap. Maatwerk komt pas daarna in beeld.
Begin dus altijd met de vraag: bestaat het al? Dat scheelt vaak duizenden euro’s.
Drie routes
Route één: een officiële koppeling van je boekhoudpakket of een plugin uit de winkel van je webshopsysteem. Je vult je inloggegevens in en het loopt.
Route twee: een koppelplatform dat tussen beide systemen zit. Je stelt zelf in welk gegeven waar terechtkomt, zonder te programmeren.
Wat je moet bepalen
Welke kant op de gegevens gaan, wat er precies wordt overgezet, en op welk moment. Een bestelling bij plaatsing, of pas bij betaling?
Die keuzes bepalen meer dan de techniek. Ze bepalen ook of je boekhouding straks klopt.
Wat er wordt uitgewisseld
Meestal facturen of verkoopboekingen, met de klantgegevens, de regels en de btw. Soms ook betalingen, zodat een factuur automatisch als voldaan wordt afgeboekt.
Voorraad gaat vaak de andere kant op, van je boekhouding of kassa naar je webshop. Meer over dat samenspel lees je bij woocommerce.
Mijn vuistregels
- Zoek eerst naar een bestaande koppeling; bouw pas als die er niet is.
- Laat de koppeling één richting op werken, tenzij je echt niet anders kunt.
- Test met echte bestellingen op een testomgeving voordat je live gaat.
- Spreek af wat er gebeurt bij een annulering of retour, vóór de bouw.
Die laatste voorkomt de meeste ellende. Een creditfactuur die niet automatisch wordt aangemaakt, ontdek je pas bij de kwartaalaangifte.
Waar het misgaat
Bij btw. Verkoop je aan het buitenland, aan zakelijke klanten met een btw-nummer of met verlegde btw, dan moet je koppeling die situaties kennen.
En bij factuurnummers. Als je webshop en je boekhouding allebei nummers uitdelen, krijg je twee reeksen en dat wil je niet.
Testen voor je live gaat
Zet een testomgeving op en duw er een handvol bestellingen doorheen: een gewone, een met korting, een annulering en een retour.
Controleer daarna in je boekhouding of alle vier kloppen. Meer over die werkwijze lees je bij staging.